블로그 · 졸업앨범 초상권 동의서
졸업앨범 초상권 동의서는 언제 무엇을 받아야 하나
졸업앨범 초상권 동의서란, 촬영한 사진을 어디까지 쓸 수 있는지 미리 정해두는 문서입니다. 촬영에 들어가기 전에 준비가 어디까지 됐는지 가늠하는 기준이 되기도 해요.
동의서가 정리되지 않으면 촬영은 할 수 있어도 앨범 구성이 흔들립니다.
순서대로 짚어볼게요. 다만 서식과 절차는 학교와 교육청 지침에 따라 다르므로, 최종 기준은 학교 방침을 따르셔야 합니다.
배포 전 — 무엇에 대한 동의인지 나눠 적기
동의서를 만들 때 가장 자주 뭉뚱그려지는 부분이 사용 범위입니다.
졸업앨범에 싣는 것과, 학교 홈페이지에 올리는 것과, 제작 업체가 홍보물에 쓰는 것은 각각 다른 사용이에요. 하나로 묶어 받으면 나중에 어디까지 허락받은 건지 애매해집니다.
그래서 항목을 나눠 적는 편이 안전합니다. 앨범 수록, 학교 자체 활용, 업체의 외부 사용. 이렇게 구분해두면 학부모도 판단하기 쉽고, 학교도 나중에 근거를 댈 수 있어요.
칸을 나눠두면 답하는 쪽도 편해집니다. 전부 아니면 전부로 묻는 문서는 대개 "아니오" 쪽으로 기울거든요.
앨범에는 실어도 된다고 생각하시는 분이, 홍보 사용 문구 하나 때문에 전체를 거절하시는 경우가 있습니다. 그러면 그 아이는 단체 컷 구성에서 빠지게 되고요.
항목이 나뉘어 있으면 그 학생은 앨범에 남습니다. 나뉘지 않은 서식 때문에 빠지는 것과는 결과가 다릅니다.
저희처럼 촬영을 맡는 쪽에서 말씀드리면, 업체가 학교 사진을 포트폴리오나 홍보에 쓰려면 그 항목에 별도 동의가 있어야 합니다. 앨범 제작 계약만으로 자동으로 되는 일이 아니에요.
서식 문구에서 함께 보실 것
사용 범위 말고도 문장으로 정해두면 좋은 것이 몇 가지 있습니다.
사용 기간. 언제까지 쓸 수 있는지가 적혀 있지 않으면 기한이 열린 동의가 됩니다.
제3자 제공 여부. 인쇄나 편집을 다른 업체가 맡는 구조라면 이 항목이 실제로 적용되는 자리예요.
그리고 철회 방법. 나중에 마음이 바뀌었을 때 어디로 알리면 되는지가 적혀 있어야 합니다.
다만 서식의 최종 문구와 절차는 학교와 교육청 지침을 따르셔야 합니다. 업체가 참고 서식을 드리더라도 기준은 학교 쪽에 있습니다.
배포와 회수 — 촬영보다 앞서야 한다
동의서는 촬영 전에 회수가 끝나 있어야 합니다. 촬영을 마친 뒤 미동의가 확인되면 이미 찍힌 사진을 어떻게 할지부터 정리해야 하니까요.
회수에는 생각보다 시간이 걸립니다. 가정으로 나갔다가 돌아오는 문서라 며칠 안에 다 걷히지 않아요. 촬영 일정에서 거꾸로 여유를 두고 배포하시는 편이 낫습니다.
미회수 학생은 촬영 전에 한 번 더 확인합니다. 답이 없는 것과 거부 의사를 밝힌 것은 다르게 다뤄야 하는데, 현장에서 구분이 안 되면 촬영자가 판단할 수 없어요.
회수 상황을 한눈에 보이게 만들어두기
접힌 자국이 남은 회신이 반별로 조금씩 쌓여요. 걷다 보면 오늘은 몇 장이나 왔나 싶습니다.
그래서 걷는 동안에는 어디까지 왔는지가 잘 안 보입니다. 반별 봉투에 담아두면 두께로는 알 수 있는데, 두께로는 누가 빠졌는지를 알 수 없죠.
제가 권하는 건 단순합니다. 명단 옆에 회수 칸을 하나 두는 것.
거기에 세 가지만 표시하면 됩니다. 동의, 부분 동의, 미회수.
부분 동의를 따로 두는 이유가 있어요. 앨범 수록은 되는데 홍보 사용은 안 된다고 하신 경우가 여기 들어갑니다. 이걸 동의로 묶어두면 나중에 범위가 흐려집니다.
촬영 며칠 전에 이 칸을 보면 남은 일이 그대로 드러납니다. 몇 명에게 다시 안내를 보낼지도 그 자리에서 정해져요.
명단·동의서와 함께 촬영 전에 챙길 것들은 졸업앨범 촬영 준비물에 순서대로 적어뒀습니다.
촬영 당일 — 현장에서 정해야 할 것
미동의 학생이 있으면 단체 컷 구성이 달라집니다. 이걸 촬영자가 임의로 정할 수는 없어요. 학교 담당자가 판단해야 하는 영역입니다.
그래서 저는 촬영 전에 담당 선생님과 이 부분을 먼저 맞춥니다. 어느 학생이 어떤 범위까지 동의했는지, 단체 촬영에 들어가도 되는지.
현장에서 이 정보가 없으면 촬영이 멈춥니다. 아이들을 세워두고 확인 전화를 돌리는 상황이 되는데, 그 시간이 그날 촬영에서 가장 아깝습니다.
강당 조명은 이미 켜져 있고, 대열은 만들어져 있어요. 아이들은 서 있는 동안 자세가 풀리고, 다시 세우면 표정이 처음 같지 않습니다. 접힌 자국이 남은 회신 종이를 반별로 세는 동안, 줄은 그대로 서서 기다립니다.
그 몇 분이 아까워서 저는 촬영 전날 확인 연락을 한 번 더 드립니다.
촬영 날짜를 잡는 단계에서 동의서 마감을 함께 정하는 방법은 졸업앨범 촬영 시기에 적어뒀습니다.
촬영 이후 — 보관과 폐기
앨범이 나오면 끝난 것 같지만 원본 데이터가 남죠.
이 데이터를 업체가 얼마나 보관하는지, 학교가 넘겨받을 수 있는지, 언제 폐기하는지를 계약 단계에서 정해두면 좋습니다. 몇 년 뒤 학교에서 사진이 필요해지는 경우가 있는데, 그때 기준이 없으면 서로 곤란해져요.
앨범에 실리지 않은 컷도 함께 생각하셔야 합니다. 촬영하면 쓰지 않은 사진이 훨씬 많이 남습니다. 동의서의 사용 범위가 실린 사진에만 적용되는지, 촬영된 사진 전체에 걸리는지는 서식의 문구에 따라 달라지므로, 이 부분도 문서에 분명히 적어두는 편이 안전합니다.
그래서 미동의 학생이 우연히 배경에 들어간 컷 같은 것도 처리 기준이 필요해요. 이런 건 촬영 현장에서 완전히 피하기 어렵습니다. 앨범에 쓰지 않는 것과 데이터에서 지우는 것은 다른 조치라, 학교가 어디까지 요구할지 미리 정해두면 나중에 요청이 명확해집니다.
촬영과 편집을 외부에 맡길 때 개인정보가 어떤 절차로 다뤄지는지는 졸업앨범 개인정보 쪽에 따로 정리해뒀습니다.
동의서 일정을 촬영일과 어떻게 맞추는지는 졸업앨범 상담 안내에 적어두었습니다.
자주 묻는 질문
초상권 동의서는 언제 받아야 하나요? 촬영 전에 회수가 끝나 있어야 합니다. 가정 회수 기간을 감안해 촬영일에서 여유를 두고 배포합니다.
동의하지 않은 학생은 어떻게 하나요? 학교 담당자가 촬영 범위를 판단합니다. 촬영자가 임의로 정할 수 없어 사전에 학교와 맞춰야 합니다.
앨범에 싣는 동의와 홍보 사용 동의가 다른가요? 다릅니다. 앨범 수록, 학교 자체 활용, 업체의 외부 사용은 별도 항목으로 나눠 받는 편이 안전합니다.
동의서 서식은 업체가 주나요? 학교 지침에 따릅니다. 업체가 참고 서식을 제공하더라도 최종 서식과 절차는 학교 방침을 따라야 합니다.
촬영 원본은 언제까지 보관되나요? 업체마다 다릅니다. 보관 기간과 폐기 시점, 학교 인계 여부를 계약 때 함께 정해두시면 좋습니다.
실어도 되는 사진인지부터
동의서는 서류 한 장이라 촬영 준비 목록에서 뒤로 밀리기 쉽습니다. 그런데 이게 밀리면 촬영 당일에 사람이 멈춰요.
앨범에 실을 사진을 정하는 일보다, 실어도 되는 사진인지를 정하는 일이 먼저였구나. 그래서 이 순서는 촬영 전에 한 번 더 확인하게 됩니다.
글쓴이: 안영강 · 폴라스튜디오 대표, 현장 촬영 디렉터. 촬영부터 인쇄·제본까지 졸업앨범을 직접 만들어 온 사람입니다. 관련 글: 졸업앨범 촬영 준비물 · 졸업앨범 촬영 시기 · 졸업앨범 업체 고르는 법 · 졸업앨범 개인정보 · 졸업앨범 상담 안내